Gagner du temps au quotidien

organisation et planification

Beaucoup me demandent comment je mène de front tout ce que je fais : famille et enfants, boulot, associatif, projets personnels (blog et vidéos), de nombreuses formations, conférences ou cours en ligne et pas mal de cuisine et pâtisseries. J’ai une réponse simple : l’organisation et la planification me permettent de gagner du temps.

 

Je vais vous donner un scoop… : quand on calcule bien, dans une journée il y a 24h ! 

Au-delà de la boutade, nous avons tous 24h, nous devons donc faire des choix sur ce qui nous importe et lâcher prise ou déléguer le reste.

Faire des choix

Si ce qui m’importe c’est d’avoir une maison propre, je vais faire le nécessaire et prioriser ces tâches ou prendre une femme de ménage selon mes moyens. Si un peu de poussière ne me dérange pas trop, je vais peut-être faire baisser la priorité de ces tâches de ménage pour me focaliser sur une autre qui m’importe plus comme passer du temps de qualité avec mes enfants ou apprendre de nouvelles choses.

Nous avons tous des “non négociables”, il faut juste clairement les identifier et positionner le reste autour.

Pour moi, ces 24 heures sont décomposées en semaine avec les impératifs suivants :

  • environ 7 heures de sommeil
  • environ 8 à 10 heures de travail
  • 30 minutes d’activité sportive (bon… celui là est bien au planning, mais c’est le premier truc qui saute… j’y travaille 😁 )
  • 1 heure 30 à 2 heures pour les repas et préparation des repas
  • 45 minutes à 1 heure de trajets pour les enfants

Ce qui me laisse environ 3 à 4 heures pour le reste de ce qui est important pour moi.

Et le Weekend :

  • 7 heures à 9 heures de sommeil
  • 3 à 4 heures d’entretien maison/jardin
  • 3 à 4 heures pour les repas et préparation des repas

Ça laisse énormément de temps pour faire autre chose comme des loisirs, des formations personnelles, de la veille technologique, du blogging ou des réalisations de vidéos, etc.

Par contre, ça nécessite un brin d’organisation et de planification pour ne pas se disperser ou procrastiner et pour réellement voir un gain de temps.

L’organisation et la planification

J’ai commencé par établir une liste sous Google Sheets de tout ce que j’ai à faire pour la maison, les enfants, etc. :

  • préparer les desserts de la semaine
  • nettoyer les poubelles
  • préparation des repas
  • autres tâches ménagères et de jardin
  • gestion des devoirs
  • etc.

J’ai ensuite fait une liste des choses que je veux faire pour moi :

  • jeux de société avec les enfants au moins 1 fois par semaine
  • blogguer une fois par quinzaine ou plus si je peux
  • faire des vidéos avec l’objectif d’une nouvelle vidéo par semaine
  • faire des formations inspirante (la dernière en date, un MOOC de HEC sur l’entrepreneuriat social par exemple)
  • pâtisserie et boulangerie au moins une fois par semaine
  • etc.

 

A chaque tâche, nous avons discuté en famille pour savoir qui réalise et les conditions de réalisation. 

Par exemple, mes enfants sont responsabilisés : ils ont chacun une semaine avec des tâches à faire à leur portée. 

Une semaine un enfant est de corvées de cuisine : c’est-à-dire qu’il met le couvert, débarrasse, sort la poubelle, mets le lave vaisselle à tourner s’il est plein et le vide, passe le balais autour de la table, etc.

Pendant ce temps l’autre est de corvées de linge / poussière : il met les lessives, passe l’aspirateur dans l’escalier, fait la poussière dans le salon, etc.

Les parents quant à eux font les salles de bains, les réparations diverses, la vaisselle, le mop, etc.

 

Ainsi tout le monde sait ce qu’il a à faire et gère son planning. Les enfants ont pris l’habitude de faire les choses conséquentes le mercredi après-midi. Très bien. Je les laisse gérer et gagne ainsi beaucoup de temps !

 

Voici le fichier sheets qu’on a fait et affiché pour eux sur le frigo : Taches enfants.

liste des mises en forme conditionnelles du fichier

Pour l’utiliser, remplacer les noms Enfant1 et Enfant2 par les noms de vos enfants, et dans le menu “format” “mise en forme conditionnelle” éditer les règles pour changer les noms et les couleurs.

 

menu règle de mise en forme conditionnelle

J’ai fait pareil pour moi : je prépare des laitages et compotes pour toute la semaine le lundi soir, je me réserve une à deux heure pour les formations les lundis et mardis. Le dimanche je prépare plusieurs plats pour la semaine (je n’en suis pas au batch cooking, mais je pense que je vais y venir…). Les mercredis, je fais le montage et les sous titres des vidéos, que je tourne le dimanche matin quand tout le monde dort, etc.

Bref tout est globalement planifié !

 

Planifier, ça ne veut pas dire qu’on a juste un post-it sur le frigo pour me dire d’y penser… Cela implique que je mets dans mon agenda perso, l’ensemble des créneaux horaires réservés. Cela permet :

  • d’y penser lors de la mise en oeuvre de la routine dans les premières semaines
  • d’avoir sous les yeux les créneaux libres pour un rendez-vous spécifique (orthodontiste, ergothérapeute, etc.) 
  • de décaler mon créneau et non l’annuler en cas de rendez-vous
  • de me motiver quand je regarde mon planning de la semaine
  • de gagner du temps car j’ai moins besoin de réfléchir

 

J’utilise l’agenda Google dans lequel j’ai créé plusieurs agendas : un pour la famille (partagé avec mes enfants et mon conjoint), un pour les formations, et un généraliste où je mets tout le reste.

En utilisant les événements, les tâches et les rappels, je peux ainsi prévoir les différentes choses prévues et avoir une vue d’ensemble de ma semaine et des différents points critiques.

J’entends d’ici une remarque : mais il n’y a plus de place à la spontanéité ?!

Je vous dirais… Ça dépend !

Il y a en effet des choses non négociables mais globalement, s’il y a un empêchement majeur et que la routine hebdomadaire est bousculée, ce n’est pas très grave. Si le lundi soir j’ai des visioconférences pour le boulot à l’heure de faire mes desserts, je m’arrange pour les faire avant/après ou le mardi, voire… tant pis pour cette semaine là, on n’aura pas de dessert ! Manger moins de dessert ne tue pas (bien au contraire !). 

Par contre si la procrastination sur le lavage du linge est telle que l’enfant qui est responsable laisse la panière pleine pour celui de la semaine d’après, ça ne va pas.

Concentration

Enfin, il y a la notion de concentration.

Quand je reçois un mail ou un message, j’ai tendance à vouloir répondre ou agir de suite.

Cependant, c’est une mauvaise pratique : d’une part en cas d’agacement, répondre sur un ton irrité n’est pas vraiment efficace, mais surtout ça m’interrompt dans ce que je suis en train de faire et je dois regagner ma concentration ensuite.

 

Il existe sur les smartphones un moyen de mettre le mode concentration pour ne pas être dérangé. Je le fais régulièrement.

Le mode nuit est aussi très utile pour ne pas être dérangé à des heures qui ne me sont pas confortables.

Pour moi, le soir les notifications du téléphone sont désactivées. Les notifications des réseaux sociaux sont aussi désactivées : je ne vais voir les différents médias que lorsque j’ai décidé de le faire plutôt que sur notification… Ça me fait gagner un temps fou !

 

En journée, je me force à ne regarder les mails qu’à des heures précises : le matin à 6h30 environ, le midi et en début de soirée et je réponds uniquement le soir (sauf grosse urgence évidemment).

Et vous comment gagnez vous du temps ?

Vous l’aurez compris, la technologie et le numérique m’aident à établir des routines et m’organiser pour gagner du temps pour faire ce qui me fait le plus vibrer !

Et vous quelles sont vos astuces d’organisation pour gagner du temps ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Retour haut de page