Quand on est un entrepreneur qui démarre, un solopreneur, ou une très petite entreprise, on a besoin d’outils pour préparer sa comptabilité, envoyer les devis par email, stocker les emails ou les photos de chantiers, faire quelques flyers ou pub facebook, etc.
Souvent, les prestataires informatiques proposent de vous déposer chez vous un NAS ou un serveur qui sera allumé H24, et stockera tous les éléments.
À cela, il faudra ajouter des équipements réseau (en général un switch) ainsi qu’un élément de sauvegarde pour être sûr de ne rien perdre.
Selon le pays où vous êtes, il faudra que tout ce petit monde soit dans une salle climatisée, idéalement entre 18 et 24°C avec une hygrométrie entre 40 et 60% pour qu’il n’y ait pas trop d’humidité pour les équipements.
Ensuite, il vous faudra aussi votre ou vos ordinateurs.
Et sur chacun d’entre eux, les licences nécessaires pour faire tourner les logiciels que votre prestataire vous aura recommandé parce qu’il les connaît…
Bref ! Ça fait beaucoup d’investissements pour une petite structure ! C’est un frein au démarrage !
Je vous propose de développer ici 5 raisons de choisir une autre voix : le SaaS !
Définition du SaaS
J’ai fait un short de définition sur YouTube que je vous remets ici :
En résumé, ça veut dire “software as a service”. C’est-à-dire que vous souscrivez un forfait mensuel ou annuel pour accéder au service. Vous payez : vous avez le service. Vous ne payez pas quand vous n’avez pas l’utilité du service.
Par exemple, GMail est un SaaS ! Google Docs ou Sheets aussi !
Il vous évite d’avoir un serveur de mail chez vous ! Google s’occupe du stockage, des spams, des attaques, des installations et du maintien de tous les services permettant le mail (systèmes antispam, blacklistes, vérification des émetteurs, stockage, quotas, etc.)
Canva est un SaaS aussi !
L’outil de design a un accès gratuit qui vous permet de faire des premiers graphiques et une version pro qui vous permet de faire plus moyennant un abonnement !
Comme outils en SaaS, on a tout : des outils RH, des outils de comptabilité et finance, les outils de mails, de montages vidéos, les outils de traitement de textes et tableurs, des outils de traitement de son, de la gestion de stock, du CRM, des outils de publication automatique sur les réseaux sociaux, etc. Bref… de tout !
Ces outils ont de nombreux avantages qu’on va voir aujourd’hui !
Le point le plus important : L’aspect Financier des SaaS
Tout d’abord, l’aspect financier est super intéressant. Les outils en cloud offrent souvent une version bridée gratuite.
Dans de nombreux cas, c’est largement suffisant pour le besoin d’un solopreneur ou d’une TPE. Si ça n’est pas suffisant, pour environ 5 à 30€ par mois selon le service, on peut monter en gamme.
Mais 5€, même 30€ par mois, ça reste plus abordable que de devoir investir dans tout le matériel décrit juste avant !
On peut mettre en avant aussi le gap des achats de matériel.
Quand on lance une activité, on a forcément du matériel à acheter alors qu’on a un très faible besoin.
Puis quand notre matériel arrive en limite de charge, on doit acheter de nouveau un équipement. Mais pour éviter de refaire trop souvent, on va prendre un équipement costaud qui va tenir, mais surdimensionné pour notre besoin actuel.
Par exemple, si on prend la puissance de calcul. Vous avez deux serveurs, et vous avez besoin de plus de puissance, vous allez acheter un serveur supplémentaire, surement même deux et vous allez prendre la dernière génération de processeur et le max de cœurs pour “que ça dure plus longtemps”. De plus, en cas de choc économique, on ne peut pas “rendre” les matériels achetés. On est obligés de les conserver, maintenir, refroidir, etc. même s’ils ne sont plus utiles à 100%.
On a donc cet effet escalier toujours montant.
Dans les structures à appel d’offre, c’est encore plus flagrant : on doit prévoir pour 1 à 3 ans. On doit donc anticiper sur des projets prévus, parfois colossaux, mais qui peuvent ne pas se faire ou avoir un périmètre revu… On a ainsi des marches énormes qui ne se traduisent pas toujours en rentabilité ou en service rendu.
Avec le Cloud, on paie ce qu’on consomme. On peut ainsi juste ajouter un cœur à la VM ou ajouter une VM sans changer radicalement le coût de notre solution en production. Un projet est abandonné : ce n’est pas grave, on ‘rend’ les ressources et on ne paie plus rien.
C’est illustré par ce graphique ou tout ce qui est au-dessus de la ligne rouge est la surconsommation financière.
Au début des investissements même si pas de clients.
Puis on est en limite, et on anticipe une belle progression : on doit doubler la capacité serveur. Sauf qu’elle ne se produit pas tout de suite…
On a ensuite une crise et notre consommation qui devrait baisser, mais comme on a le matériel déjà là et pire, parfois même à renouveler… on achète alors qu’on est en perte de vitesse !
Pour compléter, Gartner comparé le TCO (Total cost of ownership) d’un outil installé chez soi (on premise ou aussi appelé onprem) et d’un outil dans le cloud.
Quand on regarde les tarifs bruts, on a souvent l’impression que l’outil en cloud coûte plus cher car on ne voit souvent que le coût lié aux licences… Mais il ne faut pas oublier tout le reste : matériel, maintenance, configuration, formation, etc. !
Maintenance
Ensuite, vous avez l’assurance que l’outil est toujours à jour à tous les niveaux.
- À jour côté failles de sécurité, logiciels sous-jacents, etc.
- Pas d’interruption de services à prévoir.
- Pas de montée de version à planifier… RIEN.
- Tout est prévu par le fournisseur du service.
- Mais aussi à jour sur le domaine métier concerné !
Le cœur du métier du fournisseur d’un outil de gestion de stock est d’être parfaitement à jour sur toutes les nouvelles façons de faire de la gestion de stock. Les workflows les plus efficaces, la réglementation, les entrées/sorties et interactions de processus, etc. Bref, il est au top là où ou vous ça n’est qu’un outil. Vous ne serez jamais aussi à jour, car ce n’est pas votre cœur de métier !
On a donc 2 types de maintenance réduite :
- la maintenance coté serveur et datacenter
- la maintenance sur le parc informatique des collaborateurs
Avec le SaaS, accès de n’importe où !
Contrairement à un outil installé sur un ordinateur, les outils en SaaS ne s’installent pas sur votre ordinateur. Ça réduit la maintenance du parc informatique comme vu précédemment, mais surtout ça augmente l’accessibilité !
D’une part, vos collaborateurs peuvent utiliser le type de matériel qu’ils souhaitent : ordinateur Apple ou PC, tablette, portable, chromebox, etc. Mais aussi le système d’exploitation qu’ils souhaitent : Windows, Linux, BSD, Chrome OS, Mac OS, etc.
De plus, si vous partez en WE chez tata Simone, et un gros client vous envoie un mail capital : même si vous n’avez pas votre ordinateur, vous pouvez lui faire son devis, préparer les slides de la prochaine présentation et mettre tout ça dans votre CRM à partir de n’importe quel navigateur sur l’ordinateur de tata ou depuis votre smartphone !
Enfin, si votre ordinateur est volé ou perdu, pas de soucis non plus puisque rien n’est stocké dessus.
L’intégration dans l’écosystème de VOTRE choix
Avec les outils déployés en interne, à chaque besoin de se connecter à un autre outil, vous devez faire appel à un prestataire qui va développer un élément logiciel supplémentaire. Aucune automatisation ne sera possible de façon simple
Pire, dans certains cas, vous ne pourrez pas du tout faire communiquer les outils tant que le fournisseur ne l’aura pas prévu…
Avec les outils en SaaS, tout n’est qu’API ! C’est-à-dire que les outils ont des cartes de visites qui indiquent comment communiquer avec eux. On peut donc utiliser les outils d’automatisation comme Make, n8n ou Zapier pour faire communiquer entre eux deux logiciels qui ne se connaissent pas !
C’est donc VOUS qui choisissez tous vos outils et pas un outil central qui vous impose ses copains !
Tout cela serait possible aussi, mais plutôt cher à moyen long terme pour des outils internes.
Catastrophes naturelles moins impactantes
Avec le Cloud, en cas d’incendie, cyclone, tornade, inondation ou de désastre chez vous ou dans votre entreprise, vous ne perdez “rien” ! J’entends par là que les données de l’entreprise n’étant pas physiquement dans les locaux, elles ne sont pas dévastées en cas de catastrophe.
Un confort absolu pour le chef d’entreprise qui a un souci de moins en ces périodes de troubles !
On ne compte plus les exemples de pertes d’exploitation liées à un incident physique dans une entreprise qui aurait pu être évité avec le Cloud…
Cela étant, attention tout de même aux outils en mode SaaS !
Il faut bien les choisir !
Si c’est hébergé dans le garage du neveu de tata Simone… Ce n’est pas terrible du tout !
Avec le RGPD, il faut aussi s’assurer que tout est conforme.
Je ferai bientôt un billet complet sur les critères de choix pour le Cloud.
Mais une fois les vérifications d’usage faites…. Chaque entrepreneur peut dormir sur ses deux oreilles et se concentrer uniquement sur la croissance de son business !
Conclusion
En résumé, les SaaS offrent de nombreux avantages par rapport aux logiciels installés localement, tels que la flexibilité, la facilité de maintenance et de mise à jour, l’accès à distance, les coûts moins élevés et la sécurité des données. Ces avantages en font une option de plus en plus populaire pour les utilisateurs de logiciels, qui peuvent bénéficier de tous ces avantages sans avoir à acheter et à gérer des logiciels installés localement. Si vous êtes à la recherche d’une solution logicielle flexible, fiable et économique, les SaaS sont une option à considérer.
(certains liens sont des liens avec affiliation : vous ne payez rien de plus, mais je touche une commission si vous utilisez le service)
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