Les 10 raisons qui font que Google Docs est LE traitement de texte que j’utilise au quotidien et que je recommande !
Depuis des décennies dans les entreprises, nous utilisons Word. En 30 ans, il était devenu l’outil incontournable en entreprise. Depuis 2009 et la sortie des premières versions de Google Docs, c’est de moins en moins le cas.
L’arrivée des outils en Saas, qui ne nécessitent aucune installation, aucun plan de mise à jour massive tous les 3-5 ans, a changé le paradigme dans de nombreuses DSI.
Au vu des atouts des outils pensés pour l’utilisation dans un navigateur, je n’utilise plus que les outils Google pour la bureautique.
Aujourd’hui je vais vous montrer 10 raisons qui font que Google Docs est LE traitement de texte à utiliser aujourd’hui pour être productif.
Uniquement en ligne accessible de n’import où gratuitement
Google a développé les outils en ayant en tête le modèle cloud uniquement.
C’est-à-dire qu’il n’y a rien a installer sur les ordinateurs pour utiliser le traitement de texte.
Depuis n’importe où, nous pouvons utiliser un navigateur et utiliser Google Docs.
Pour s’en convaincre : https://docs.new
Ça va vous créer un nouveau fichier dans votre drive !
Si vous avez déjà un compte Google pas de soucis, si vous n’en avez pas, vous pouvez en associer un à votre adresse email actuelle et utiliser toutes les fonctionnalités !
J’avais déjà fait une vidéo sur ce sujet :
L’offre gratuite associée à un compte Google (avec ou sans GMail) est très complète.
L’offre payante a quelques fonctionnalités de plus mais si vous n’êtes pas en entreprise, vous pouvez vous en passer.
La collaboration
Une des forces principales des outils de Google c’est la collaboration.
Un document est partageable, nous pouvons être tous ensemble pour le modifier en même temps !
Super utile entre collègues quand nous travaillons sur le même dossier ou la même étude : nous sommes tous en même temps sur le document final, nous modifions, nous commentons, nous discutons, directement sur le document !
Nous ne nous perdons pas sur des outils tiers qui nous captent l’attention et nous détournent de l’édition de notre document !
Au sein du document, chacun peut modifier, ou suggérer des modifications. Nous pouvons aussi réagir via des emojis, commenter des mots ou des phrases et affecter des personnes à la relecture ou des tâches à faire (directement associé à l’agenda!).
Un autre pan de la collaboration sur docs, c’est qu’il est possible de voir, clore ou répondre à des commentaires sans même ouvrir le document: directement dans les notifications par mail Nous pouvons agir sur le document.
C’est super puissant pour gagner du temps !
A partir du chat ou des espaces, il est aussi possible d’ouvrir directement le document et de discuter en direct !
De même avec les visio et Meet : nous pouvons faire un meet directement depuis le document, plus besoin d’ouvrir un autre outils qui pourrait nous faire une source de distraction supplémentaire.
Enfin un dernier point de collaboration que j’utilise tout le temps : l’approbation.
En réunion, vous prenez des notes et faites un compte rendu.
Il est accessible directement dans l’agenda, mais… Quand nous revenons dessus plusieurs mois plus tard, il se peut qu’on ait oublié si ce compte rendu est validé ou non. Certains participants ont aussi la mauvaise foi de dire qu’ils n’ont jamais dit cela ou ne se rappellent pas…
Bref, pour éviter cela, à chaque réunion, j’envoie un compte-rendu avec une approbation demandée et une deadline.
Tout le processus de validation est donc tracé et un p’tit malin qui me dit qu’il n’a jamais dit ceci ou cela aura le compte rendu validé par lui pour l’aider à se souvenir !
Le fichier est ensuite marqué d’un cadena dans le drive et l’historique des approbations est directement dans le panneau d’information.
Insertion d’objets facilité
Les images
Dans les traitements de texte classiques, il faut que l’image à insérer soit sur votre ordinateur pour pouvoir l’insérer dans votre document.
Dans Docs, le menu d’insertion vous offre beaucoup plus de possibilités !
Que vos images soient en local, sur votre drive, dans google photo ou n’importe où sur internet, vous pourrez l’insérer directement !
Vous pourrez ensuite la modifier en direct dans Docs (transparence, couleurs, rotation, taille, etc.)
Tableaux et graphiques
Un objet insérable qui fait gagner énormément de temps : le tableau ou le graphique issu de sheets.
Vous avez votre tableau de données, avec un onglet de TCD, et vous avez fait quelques graphs.
Au moment de faire le bilan, vous faites votre document Google Docs.
Au lieu de faire des copies d’écran des différents éléments de Sheets, vous pouvez les insérer et… ils seront toujours à jour !
Vous allez pouvoir lier votre document docs aux ressources vivantes que vous avez dans Sheets.
De ce fait, vous pouvez préparer tout votre squelette de rapport et ne faire l’analyse qu’au dernier moment !
Et petit bonus, ce fichier sera réutilisable pour la période suivante car les données étant vivantes, il suffira de prendre le même document et de changer les analyses si nécessaire !
Quel gain de temps !
Le même fonctionnement est possible avec les dessins (drawings) et les présentations (slides), mais pas encore avec les résultats des sondages (forms).
Brouillons de mail à plusieurs
Une fonctionnalité que j’utilise toutes les semaines : les brouillons d’email !
J’ai fait une vidéo sur le sujet.
Cette fonctionnalité est très puissante pour collaborer sur les emails !
Dans votre équipe vous aurez les mêmes modèles de mails à envoyer aux clients,
Mode sans page
Aujourd’hui nous avons l’habitude des traitements de texte et des dossiers à imprimer.
Mais de plus en plus de documents ne sont voués qu’à être lu sur un écran (les arbres nous en sont reconnaissants 😀 ).
Il est dommage de se figer à un format A4 avec toutes les limitations que celui-ci implique.
Nous pouvons donc utiliser le mode “sans page” dans le menu fichier puis “configuration de la page”!
Personnellement j’ai fait en sorte que ca soit mon mode par défaut !
- Publication sur internet et export tout format
Un document ne sert à rien s’il n’est pas lu ou partagé.
C’est aussi là, la puissance de Google Docs !
Un document docs dans votre drive peut être édité à plusieurs comme on l’à vu précédemment, il peut aussi être juste lu, mais il peut aussi être partagé directement dans de nombreux formats.
Un document docs à une URL et ajouter a celle-ci : export?format=PDF et vous aurez un lien avec un pdf téléchargeable !
Au lieu de télécharger le pdf puis le mettre sur votre site à chaque modification, vous pouvez juste mettre ce lien sur votre site et à chaque modification du document, vous n’aurez plus rien à faire !
https://www.youtube.com/watch?v=oFO0HEnR7lo&list=PLpnxkGMzViy0wVFZ-89TLlNWQkbksNy2X&index=14&pp=sAQB
Pour les contenus très utilisés, il y a aussi un mode de publication.
Dans fichier puis partager, vous avez la possibilité de publier ce document directement.
Soit en mode lien soit en intégré directement dans votre page web !
Et là aussi, à chaque modification, plus besoin d’intervenir !
Comparaison de documents
Quand nos interlocuteurs n’ont pas les outils Google et souhaitent uniquement travailler avec les outils antiques, c’est possible.
Cependant quand ils modifient et nous renvoient le fichier il nous faut en trouver les modifications… Pour cela j’utilise beaucoup le comparateur de document. Ça me fait gagner un temps fou !
Les notifications
Dans le menu ‘outils” puis « paramètre de notifications” vous pouvez régler quelques éléments pour recevoir des mails quand c’est nécessaire.
Un ajout de commentaire ou de contenu peut donner lieu à un mail si vous le souhaitez !
Vous n’avez plus à demander de mail quand une relecture est faite ou autre. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps et vos collègues aussi !
La gestion de l’historique et la traçabilité générale
Coté collaboration, une grosse crainte de mes clients et utilisateurs est la perte de contrôle.
Pour pallier cela, il y a un historique des modifications pour chaque document.
A chaque modification une entrée est faite. Une couleur par personne et on peut remonter 3 ans dans l’historique… C’est très rassurant !
De façon plus générale, vous avez aussi l’icon 
qui vous permet de voir qui a lu, modifié commenté le document.
Depuis le drive, on a aussi une traçabilité complète de la vie du document.
Si cela s’avère insuffisant pour vos usages (norme ISO par exemple), des produits complémentaires peuvent être ajoutés pour avoir encore plus de garanties.
Les chips intelligentes
Enfin, j’ai gardé pour la fin l’astuce de productivité la plus prometteuse et en cours d’amélioration !
Tous les mois il y a des nouveautés sur les chips…
Un @ vous permet de mettre une date, un lien vers la fiche contact d’une personne, un lieu, un événement ou vers un fichier !
Vous avez donc ainsi des documents très dynamiques et visuellement attrayants !
Conclusion
Au travers de ces 10 raisons vous aurez compris que les points forts sont l’interopérabilité, la collaboration et la traçabilité.
Google a encore du retard et de nombreuses fonctionnalités ne sont utilisables qu’avec Word et Word a un énorme retard sur ces 3 points.
Je me suis amusée à faire un petit schéma : en jaune les fonctionnalités de Word (toutes, en prenant le mode client lourd hors du navigateur sinon il n’y aurai pas grand chose), en bleu les fonctionnalités de Google Docs.
Les 2 scopes se chevauchent : ce sont tout de même avant tout des outils de traitement de textes, ils sont tous les 2 capables d’insérer des images, des numéros de page, un sommaire, etc.
Et j’ai représenté en vert ce que moi j’utilise quotidiennement : de très nombreuses fonctionnalités de collaborations et interopérabilité entre les outils ! Je suis donc complètement dans le scope de Google Docs mais j’en utilise qu’une petite partie aussi !
https://support.google.com/docs/topic/9046002?hl=en&ref_topic=1382883
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