Gagnez du temps chaque semaine avec Google Workspace : ce que mes formations vous apportent
Moins de temps à chercher un fichier, à trier vos e-mails, à refaire le même tableau : c’est ce que vous visez quand vous vous formez aux outils Google. Mes formations viennent d’être refaites pour vous y amener plus vite : un texte sous chaque vidéo qui suit l’écran d’aujourd’hui, des leçons consacrées à GeminiGemini est l'assistant d'intelligence artificielle générative développé par Google, capable de dialoguer, de rédiger, d'analyser des images et de…, une action à faire à chaque leçon, des quiz et un certificat. Voici, concrètement, ce que vous y gagnez.
Pourquoi tout reprendre maintenant
La plupart de ces formations sont nées en juin 2024, dans l’urgence, quand il a fallu remplacer en quelques semaines des formations en salle devenues impossibles. Elles ont rendu service : plus de mille deux cents agents d’une grande collectivité du territoire les ont suivies pendant un an et demi, avec une note moyenne de 4,2 sur 5.
Mais Google ne reste pas immobile. En deux ans, des menus ont bougé, des boutons ont changé de place, et Gemini, l’assistant d’intelligence artificielle de Google, s’est invité dans presque tous les outils. Une formation qui vous montre un bouton qui n’existe plus, c’est frustrant. J’ai donc repris mes formations une à une.
Résultat : treize formations du catalogue sont refaites depuis le 1er octobre, ainsi que celle réservée aux clients de tpe.nc. La quatorzième, consacrée à l’IA, demande une reconstruction complète tant les outils ont changé : elle est en cours de refonte.
Des formations qui montrent l’écran d’aujourd’hui
Sous chaque vidéo, vous trouvez désormais un texte qui dit exactement ce que la vidéo montre : le chemin des menus, les exemples, les réglages. Vous n’avez plus besoin de mettre la vidéo en pause pour noter où cliquer.
Quand l’interface a changé depuis le tournage, le texte suit l’écran actuel, et un encadré « L’interface a changé depuis la vidéo » vous prévient. Des captures nouvelles, prises sur un compte de démonstration, montrent l’écran tel que vous le verrez.
Je préfère être claire : la plupart des vidéos ne sont pas nouvelles. Ce qui est refait, c’est tout ce qui les entoure : le texte, les captures, les exercices, les quiz, les ressources, et des leçons nouvelles à lire. Quand une vidéo reste juste, elle reste. Quand elle a vieilli sur un détail, c’est le texte qui corrige. Seules quelques vidéos de Docs et Sheets ont été tournées ou remplacées.
Gemini, là où il sert vraiment
L’intelligence artificielleL'IA (Intelligence Artificielle) est un ensemble de technologies qui permettent à une machine d'imiter des fonctions cognitives humaines, telles que… n’a pas sa place partout, mais elle fait gagner un temps réel sur certaines tâches. Les nouvelles leçons Gemini sont donc placées là où elles servent :
- dans le Drive, poser une question à vos fichiers plutôt que de les ouvrir un par un ;
- dans Google Docs, transformer des notes en compte rendu, reformuler un paragraphe, ou partir d’une page blanche ;
- dans Google Slides, créer une diapositive à partir d’une description ;
- dans Gmail, résumer un long échange et rédiger une première version de réponse, que vous relisez avant d’envoyer ;
- dans Google Forms, obtenir un premier jet de formulaire à partir d’une simple description ;
- dans Premiers pas avec Workspace !, une première prise en main, pour savoir à quoi il sert.
Un point important : Gemini dépend de votre abonnement et de ce que votre organisation a activé. S’il n’apparaît pas chez vous, ce n’est pas bloquant : les exercices concernés sont facultatifs, et tout le reste de la formation fonctionne sans lui.
Une action à faire à chaque leçon
On ne retient pas un outil en regardant quelqu’un d’autre s’en servir. C’est pourquoi chaque leçon qui présente une notion se termine par « À vous de jouer » : une petite action à faire tout de suite, dans votre propre compte, puis à cocher.
Quelques exemples :
- dans Maîtriser son Drive, choisir une règle de nommage et l’appliquer à trois de vos fichiers ;
- dans Gagnez du temps avec Gmail, créer un filtre qui range automatiquement les messages d’un expéditeur ;
- dans L’agenda Google et ses secrets, ouvrir un planning de rendez-vous que vos usagers ou vos clients réservent seuls ;
- dans Google Sheets : l’essentiel, remplacer une saisie libre par un menu déroulant ;
- dans Google Groups de A à Z, faire traiter une adresse contact@ par toute une équipe sans réponse en double ;
- dans Publipostage, produire une attestation ou une convocation par ligne de tableau.
Certaines actions demandent des droits que tout le monde n’a pas : créer un Drive partagé, utiliser le publipostage de Gmail, publier un site. Elles sont alors marquées facultatives. Vous n’êtes jamais bloqué parce que votre administrateur a désactivé une fonction.
Des quiz pour retenir, un certificat pour le prouver
Des quiz courts jalonnent les formations. Ils ne servent pas à vous noter : ils vous aident à retenir l’essentiel. Les questions sont variées (choix multiples, glisser-déposer, texte à trou, remettre des étapes dans l’ordre, cartes à retourner) et chacune est suivie de son explication. Vous pouvez les refaire autant de fois que vous voulez.
À la fin du parcours, vous recevez votre certificat de réussite. Il est utile pour un entretien annuel, un dossier de formation ou simplement pour vous.
À votre rythme, vraiment
Les vidéos sont courtes. Chaque formation annonce désormais sa durée réelle, mesurée : par exemple 2 h 30 de vidéo pour Maîtriser son Drive, soit 4 à 6 heures avec les exercices ; 55 minutes de vidéo pour l’agenda, soit 1 à 2 heures en tout. Vous savez dans quoi vous vous engagez avant de commencer.
Vous avancez quand vous voulez, depuis chez vous ou depuis votre bureau, et l’accès est à vie. Un apprenant l’a résumé mieux que moi :
« Les vidéos ne sont pas trop longues et les leçons sont facilement assimilables. On fait facilement le tour de chaque logicielOutil. Application numérique qui permet de répondre à un besoin. en apprenant à son rythme. » Sydney, apprenant ⭐⭐⭐⭐⭐
Et si une question vous bloque, vous pouvez la poser : c’est moi qui réponds.
Docs et Sheets : deux étapes plutôt qu’une montagne
Les anciennes formations Docs et Sheets « de A à Z » étaient devenues très longues. Je les ai coupées en deux :
- l’essentiel, pour tout ce qui sert au quotidien (un document propre, un tableau bien tenu, le travail à plusieurs) ;
- aller plus loin, pour les documents longs, les modèles, les tableaux croisés dynamiques, les formules avancées et les tableaux de bord.
Vous commencez par l’essentiel, et vous passez à la suite si vous en avez besoin. Si vous savez déjà que vous voudrez les deux, les duos (l’essentiel + aller plus loin) coûtent 227 € TTC (environ 27 100 F CFP), au lieu de 294 € TTC pour les deux formations prises séparément.
Pour qui ?
Pour tout le monde. Les formations sont écrites pour des agents de collectivités et d’institutions, des salariés, des indépendants, des bénévoles d’association et des particuliers. Les exemples varient : un service de mairie, une association, un indépendant, un usage personnel. Vous n’avez pas besoin d’être « bon en informatique » : savoir ouvrir un site internet suffit pour commencer.
Il vous faut un ordinateur et un compte Google, professionnel ou personnel. Chaque page de formation dit clairement ce qui dépend de votre abonnement.
Par où commencer
Mon conseil : commencez par l’outil qui vous fait perdre le plus de temps. Pour beaucoup, c’est la boîte mail ou le Drive.
- Vous découvrez les outils Google ? Premiers pas avec Workspace ! vous donne les repères de base.
- Une formation à l’unité coûte 97 € TTC (environ 11 600 F CFP) pour les formations ciblées, et 147 € TTC (environ 17 500 F CFP) pour les formations complètes.
- Vous voulez tout ? Le pack Tout Google Workspace réunit les 14 formations du catalogue (les treize refaites, et celle sur l’IA en cours de refonte) pour 957 € TTC (environ 114 200 F CFP), payés une seule fois, en accès à vie.
Vous voulez former plusieurs personnes de votre équipe ou de votre service ? Écrivez-moi : il existe une formule par organisation, j’y reviens dans un prochain article.
