Chers utilisateurs de Google Workspace, préparez-vous à une mise à jour qui va considérablement simplifier la gestion de vos documents ! Fini l’époque où il fallait imprimer, signer, scanner et renvoyer vos PDF. Google continue de développer ses outils pour une efficacité maximale, et la dernière nouveauté majeure concerne l’intégration de la signature électronique pour vos fichiers PDF directement dans Google Drive.
Mais ce n’est pas tout ! Pour les administrateurs, une autre amélioration significative arrive pour la gestion des ressources Google Calendar, offrant plus de flexibilité et de contrôle sur les équipements partagés.
La signature électronique débarque pour vos PDF dans Google Drive
Vous vous souvenez peut-être de la fonctionnalité eSignature Google Docs, lancée plus tôt cette année pour certains clients Google Workspace. Elle permettait déjà de demander, suivre et ajouter des signatures à vos contrats et documents officiels directement dans Docs. Eh bien, l’excellente nouvelle, c’est que cette capacité est désormais étendue aux fichiers PDF stockés dans Google Drive !
Imaginez : vous recevez un contrat au format PDF, et au lieu de le télécharger, l’imprimer, le signer manuellement, puis le numériser pour le renvoyer, vous pourrez simplement demander et apposer une signature électronique directement depuis votre environnement Google Workspace. Cette fonctionnalité inclut même des champs personnalisables comme le numéro de téléphone, le titre du poste ou le nom de l’entreprise, rendant le processus encore plus fluide et professionnel.
Cette extension de la signature électronique aux PDF représente un pas de géant vers un flux de travail entièrement dématérialisé, vous faisant gagner un temps précieux et réduisant l’utilisation de papier. C’est une avancée majeure pour tous ceux qui gèrent des documents officiels et des contrats au quotidien. Pour en savoir plus sur l’envoi de demandes de signature et la signature de documents, consultez le Centre d’aide Google Docs.
Gérer vos ressources Google Calendar devient plus simple pour les administrateurs
Pour les administrateurs de Google Workspace, une autre amélioration est en cours de déploiement concernant la gestion des ressources Google Calendar. Il est désormais possible d’assigner des ressources de calendrier – comme des salles de réunion, des projecteurs ou des véhicules d’entreprise – à des unités organisationnelles Google (OU) spécifiques.
Cette fonctionnalité offre un contrôle plus granulaire. Une fois assignée à une OU, la ressource sera régie par les politiques et les paramètres de cette unité organisationnelle, y compris les politiques de localisation des données. Cela permet aux grandes organisations de mieux organiser leurs ressources et de s’assurer que les politiques internes sont respectées. Auparavant, toutes les ressources étaient associées à l’organisation racine par défaut. Cette mise à jour offre une flexibilité accrue pour une administration plus fine et conforme aux besoins de chaque service ou département. Pour configurer les unités organisationnelles pour les ressources de calendrier, les administrateurs peuvent se référer au Centre d’aide Google Workspace Admin.
Disponibilité et déploiement
La fonctionnalité de signature électronique pour les PDF est disponible pour les éditions Google Workspace Business Standard et Plus, Enterprise Starter, Standard et Plus, Essentials et Enterprise Essentials Plus, Education Plus, ainsi que pour les abonnés Google Workspace Individual.
L’assignation des ressources de calendrier aux unités organisationnelles est disponible pour Google Workspace Enterprise Plus et les clients Assured Controls.
Les deux mises à jour ont commencé leur déploiement progressif (jusqu’à 15 jours pour être visibles) à partir du 4 décembre 2024.
Ces nouveautés Google Workspace vont-elles transformer votre manière de travailler au quotidien ? Partagez vos impressions en commentaire !
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