Google Workspace : décembre rime avec signature électronique et sécurité renforcée !

Les nouveautés Google Workspace de décembre : plus de sécurité et d’efficacité !

Le mois de décembre apporte son lot de mises à jour pour Google Workspace, avec un accent particulier sur la sécurité et des améliorations qui vont simplifier votre quotidien. Préparez-vous à découvrir des outils plus intelligents et des protections renforcées !

La signature électronique officiellement disponible dans Google Docs

C’est une excellente nouvelle pour les indépendants et les petites entreprises : la eSignature est désormais généralement disponible pour les abonnés Google Workspace Individual ! Intégrée directement dans Google Docs et Drive, elle simplifie la gestion des contrats. Fini les allers-retours entre différentes applications : vous pouvez demander des signatures, suivre leur statut et retrouver tous vos contrats signés au même endroit.

De plus, cette fonctionnalité s’enrichit :

• Un audit trail est automatiquement inclus pour chaque contrat.
• La possibilité de demander des signatures à plusieurs utilisateurs (multi-signer).
• Envoyer des demandes à des utilisateurs non-Gmail.
• L’initiation de la eSignature sur des fichiers PDF stockés dans Drive (en bêta).

D’autres améliorations sont prévues, comme la réutilisation de PDF comme modèles et l’ajout de champs de texte personnalisés.

L’IA au service des maths avec Smart Compose

Google continue d’intégrer l’intelligence artificielle pour vous rendre la vie plus facile. Smart Compose, déjà connu pour ses suggestions de texte, peut maintenant vous aider à résoudre des équations mathématiques simples directement dans Docs, Slides, Sheets et Drawings ! Il suffit de taper une équation se terminant par « = » et la solution apparaîtra comme une suggestion en gris. Une manière simple et rapide de gagner en productivité et en précision.

Améliorations de la recherche et des notifications dans Google Chat

Google Chat bénéficie également de mises à jour significatives :

• Une page de résultats de recherche repensée : les mots-clés correspondants sont désormais mis en évidence et une démarcation claire entre les résultats facilite la navigation. De plus, les résultats de recherche sont condensés pour n’afficher que les parties les plus pertinentes du message, avec la possibilité de « Voir plus » pour le message complet. (En savoir plus sur la recherche dans Chat)
• La mise en sourdine des notifications : vous pouvez désormais couper les notifications de conversations spécifiques dans Google Chat. Les discussions mises en sourdine ne généreront plus de notifications push et seront visuellement déplacées en bas de votre liste, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. (Apprenez à gérer vos notifications)

Contrôle granulaire des réponses dans Google Forms

Pour les créateurs de formulaires, une nouvelle version bêta offre un contrôle plus précis sur les personnes autorisées à répondre à vos Google Forms. Auparavant limité à des restrictions de domaine ou au mode public, vous pouvez maintenant limiter l’accès à des utilisateurs, groupes ou audiences spécifiques, comme pour le partage de fichiers Drive. Idéal pour les professeurs qui souhaitent s’assurer que seuls certains élèves répondent à un quiz, ou pour collecter des retours au sein d’unités organisationnelles spécifiques. (Créer un formulaire Google Forms)

Chiffrement côté client par défaut : une sécurité renforcée

La sécurité des données est primordiale, et Google l’a bien compris. Les administrateurs peuvent désormais configurer le chiffrement côté client (CSE) comme mode par défaut pour les nouveaux e-mails, événements Calendar et fichiers créés ou importés dans Docs, Sheets, Slides et Drive. Cela permet aux organisations de répondre plus facilement aux exigences de conformité et réglementaires en garantissant que les données sensibles sont chiffrées avec des clés gérées par le client, offrant un contrôle et une confidentialité accrus. (En savoir plus sur le chiffrement côté client)

Exports simplifiés dans Google Vault : les liens Drive inclus !

Les administrateurs utilisant Google Vault peuvent désormais exporter les fichiers Google Drive liés dans les messages Gmail directement depuis Vault. Cette mise à jour réduit le besoin de trouver et d’extraire manuellement ces fichiers, simplifiant ainsi la conservation, la recherche et l’exportation des données Google Workspace. (Services et types de données pris en charge dans Vault)

Extraits de contenu sensible pour la prévention des pertes de données (DLP)

Les administrateurs peuvent désormais visualiser des « extraits de contenu sensible » pour les règles de prévention des pertes de données (DLP) concernant Drive, Chat et Chrome. Lorsque cette option est activée, des extraits du contenu ayant déclenché une violation DLP sont enregistrés dans l’outil d’enquête de sécurité, aidant ainsi à identifier les risques réels et à réduire les faux positifs. (Consulter les extraits de contenu déclenchant les règles DLP)

Périodes de grâce des appareils iOS gérés ajustées

Pour renforcer la conformité et la sécurité, Google ajuste les périodes de grâce pour la résolution des violations de politique sur les appareils iOS gérés. Si une application non gérée accède à des informations sensibles, l’utilisateur dispose d’une période de 24 heures pour se conformer, après quoi l’accès au compte Google Workspace sera révoqué. (En savoir plus sur les violations de politique sur iOS)

Journaux d’audit Google Vault dans la console d’administration

Une expérience améliorée des journaux d’audit Google Vault est désormais disponible. Vous pouvez maintenant trouver les journaux d’audit Vault dans la console d’administration, aux côtés d’autres applications Google Workspace comme Gmail et Drive. Cela offre une expérience cohérente pour les administrateurs et réduit le temps passé à chercher des informations à différents endroits. (Événements de journal Vault)

Ces mises à jour confirment la volonté de Google de fournir un environnement de travail numérique toujours plus performant et sécurisé. Laquelle de ces nouveautés attendez-vous le plus ou va le plus changer votre façon de travailler ? Partagez vos impressions en commentaire !