Vous avez passé des heures à créer le formulaire Google Forms parfait, celui qui va révolutionner la collecte de données dans votre entreprise ou pour votre projet. Mais au moment de le partager, un doute vous assaille : l’avez-vous bien configuré ? Les bonnes personnes y auront-elles accès ? Et surtout, éviterez-vous les stress liés aux partages mal gérés ?
Détendez-vous ! Google Forms est un outil puissant, mais sa maîtrise passe aussi par une bonne compréhension de ses options de partage. Que vous soyez un service de maintenance gérant les demandes d’intervention, une équipe marketing préparant une étude de marché, ou un formateur recueillant des avis, le partage est clé.
Les deux publics de votre formulaire : éditeurs et répondants
Avant même de cliquer sur « Partager » ou « Publier », il est essentiel de distinguer deux types de publics pour votre formulaire :
- Les éditeurs : Ce sont les personnes qui vont vous aider à construire, modifier et gérer le formulaire. Elles ont accès à l’interface de création et de gestion des réponses. Pensez à votre équipe projet, ou au service concerné par la collecte des données.
- Les répondants : Ce sont les utilisateurs finaux, ceux qui vont remplir le formulaire. Ils n’ont accès qu’à la version publique du formulaire, celle où ils saisissent leurs informations.
Ces deux publics ont des besoins de partage distincts, et Google Forms vous offre des solutions précises pour chacun.
Partager avec vos collaborateurs : les droits d’édition
Pour inviter d’autres personnes à travailler avec vous sur le formulaire (vos éditeurs Google Forms), la marche à suivre est simple et similaire aux autres outils Google Workspace.
Cliquez sur l’icône de partage (celle avec le petit bonhomme et le « + »). Vous pouvez alors :
- Ajouter des adresses email spécifiques (individus ou groupes). Notre conseil ? Privilégiez toujours les partages à des groupes fonctionnels plutôt qu’à des individus. Si une personne quitte l’entreprise, le groupe reste et les droits sont gérés automatiquement !
- Définir leur rôle : Éditeur (accès complet) ou Répondant (ce rôle n’est pas idéal ici car ils ne peuvent que répondre, il est donc rare de l’utiliser pour un collaborateur).
- Ajouter un message personnalisé pour qu’ils comprennent la raison du partage.
- Gérer une date d’expiration du droit d’édition. Attention : cette option n’est disponible que si le formulaire est stocké sur votre Google Drive personnel. Si votre formulaire est dans un Drive partagé (ce qui est souvent le cas en entreprise), cette fonctionnalité n’apparaîtra pas.
Une fois les droits accordés, vos collaborateurs ont accès à la même interface de modification que vous et peuvent vous aider à peaufiner votre questionnaire.
Diffuser votre formulaire au bon public : la publication
Maintenant que votre formulaire est parfait, il est temps de le rendre disponible à vos répondants Google Forms. C’est le bouton « Envoyer » (anciennement « Publier ») qui gère cette diffusion.
En cliquant sur « Gérer » dans la fenêtre de publication, vous accédez aux paramètres de visibilité pour les personnes interrogées. C’est ici que vous définissez qui peut remplir votre formulaire :
- Limité : Seules les personnes spécifiques que vous ajoutez manuellement via leur adresse email pourront répondre. Idéal pour un formulaire interne très ciblé (ex: un questionnaire pour deux ou trois services précis).
- Votre entreprise (ou votre organisation) : Tous les utilisateurs ayant un compte Google Workspace de votre entreprise pourront accéder et répondre au formulaire. C’est la solution par défaut et la plus courante pour les usages internes. Une nouvelle personne arrivant dans l’entreprise aura automatiquement accès sans intervention de votre part.
- Tous les utilisateurs disposant du lien : C’est l’option pour rendre votre formulaire public. N’importe qui ayant le lien pourra y répondre, même s’il n’a pas de compte Google ou n’appartient pas à votre organisation. Parfait pour les études de marché, les sondages publics, ou les collectes d’avis externes.
C’est également dans cette section que vous gérez les permissions d’édition pour toute votre entreprise si besoin, mais il est rarement recommandé d’ouvrir l’édition à tout le monde. La section « Personne interrogée » est votre alliée pour la diffusion.
Des liens de partage sur mesure
Une fois votre formulaire publié avec les bonnes permissions, comment le diffuser ? Google Forms vous propose plusieurs options pour obtenir le lien :
- Le lien standard : Via l’icône « lien » dans la fenêtre d’envoi. Vous pouvez même « Raccourcir l’URL » pour un lien plus propre, idéal pour les réseaux sociaux ou les communications où l’espace est compté.
- Les formulaires pré-remplis : Une astuce puissante ! Via les trois petits points verticaux en haut à droite, puis « Obtenir un lien pré-rempli ». Vous pouvez cocher des réponses par défaut et générer un lien spécifique. Utile pour simplifier la saisie de vos utilisateurs lorsqu’une majorité de réponses est prévisible (ex: un type de demande récurrent, une priorité par défaut). Le pré-remplir Google Forms va faciliter la vie de vos répondants.
Ces liens peuvent être copiés-collés dans un email, un message instantané, sur un site web, ou même sur vos réseaux sociaux !
Intégrer votre formulaire sur un site web
Parfois, un simple lien ne suffit pas. Vous souhaitez que votre formulaire s’affiche directement sur une page de votre site web, comme s’il en faisait partie intégrante ? C’est possible grâce à l’intégration HTML.
Dans les mêmes trois petits points verticaux, sélectionnez « Intégrer le code HTML ». Google Forms vous fournira un extrait de code (`<iframe>`) que vous pourrez copier et coligner dans le code source de votre page web. Vous pouvez ajuster la largeur et la hauteur pour une intégration parfaite. C’est l’outil parfait pour intégrer Google Forms de manière fluide dans votre écosystème digital.
Gérer la durée de vie de votre formulaire : Publication et Réponses
Un formulaire n’est pas éternel. Vous avez plusieurs options pour gérer sa fin de vie :
- Annuler la publication : Toujours via les trois petits points verticaux. Si vous « Annulez la publication », le formulaire ne sera plus accessible via les liens que vous avez diffusés. Les utilisateurs recevront un message d’erreur. C’est comme casser le lien. Utile si vous voulez réutiliser le même formulaire (et ses réponses dans Sheets) mais avec une nouvelle cible et donc un nouveau lien de publication (ex: renouvellement annuel d’une adhésion).
- Ne plus accepter les réponses : Dans l’onglet « Réponses » de votre formulaire, vous trouverez un bouton à bascule « Accepter les réponses ». Si vous le désactivez, le formulaire restera accessible via le lien, mais les utilisateurs verront un message indiquant qu’il n’est plus possible de soumettre de réponses. C’est une fin plus « douce » pour l’utilisateur, qui comprend que le sondage est clos.
Chaque option a son utilité selon le cas d’usage. Comprendre la différence entre « Annuler la publication » et « Ne plus accepter les réponses » est crucial pour une gestion efficace.
Et vous, quelle est la fonction de partage de Google Forms qui vous a le plus surpris ou le plus aidé ? Partagez vos expériences en commentaire !
