Faire gagner du temps à toute une équipe ou une collectivité : la licence de formation par organisation

Cet article s’adresse aux directions des ressources humaines, aux responsables de formation et aux directions du numérique des collectivités, des établissements publics, des entreprises et des associations. La question est simple : comment faire gagner du temps, chaque semaine, à des dizaines, voire des centaines de personnes sur leurs outils Google, sans immobiliser vos équipes en salle ni courir après des plannings impossibles ?

Ma réponse tient en deux mots : une licence par organisation. Voici comment elle fonctionne, ce que vos équipes y gagnent, et ce qu’elle a déjà donné.

Le vrai casse-tête : former beaucoup de monde, partout, en même temps

Vous connaissez la situation. Votre organisation utilise Google Workspace, ou vient d’y passer. Une partie des agents s’en sort, une autre bricole, et une troisième n’ose pas toucher aux fonctions de partage. Organiser des sessions en salle pour tout le monde suppose de libérer des agents par groupes de dix, sur des sites parfois éloignés, avec des horaires décalés et des remplacements à prévoir.

Et une fois la session terminée, que reste-t-il ? Un support papier, et le souvenir d’une démonstration. Trois semaines plus tard, la personne qui doit créer son premier filtre Gmail ou son premier Drive partagé est seule devant son écran.

La formation en ligne ne remplace pas tout. Mais pour des outils du quotidien, elle règle trois problèmes à la fois : chacun avance à son rythme, au moment où il en a besoin, et peut revenir sur une leçon autant de fois qu’il le faut.

Ce que j’ai déjà fait à cette échelle

Je ne vous parle pas d’une idée. En mai 2024, quand les formations en salle prévues pour les agents d’une grande collectivité du territoire sont devenues impossibles, j’ai monté en quelques semaines un catalogue de formations en ligne pour prendre le relais.

Le résultat, sur un an et demi :

• 1 200 agents ont utilisé la plateforme, jusqu’à la fin du dispositif ;
• 35 évaluations écrites, avec une moyenne de 4,2 sur 5.

Plus tôt encore, pendant la crise sanitaire, j’avais formé dans l’urgence près de deux mille utilisateurs d’une autre collectivité lors de leur passage à Google Workspace.

Ce que ces dispositifs démontrent, c’est la tenue dans la durée : pas un pilote de trois semaines, mais une plateforme utilisée au quotidien par une organisation entière. Et un argument de continuité que beaucoup de directions ont découvert en 2024 : si demain vos équipes ne peuvent plus se déplacer, votre plan de formation tient toujours.

Un catalogue refait à neuf

Les formations du catalogue viennent d’être refaites : textes, captures, exercices et quiz (j’en raconte les coulisses ici). Pour vos agents, cela veut dire :

• des textes sous chaque vidéo qui suivent l’interface actuelle de Google ;
• des leçons consacrées à GeminiGemini est l'assistant d'intelligence artificielle générative développé par Google, capable de dialoguer, de rédiger, d'analyser des images et de…, l’assistant d’intelligence artificielleL'IA (Intelligence Artificielle) est un ensemble de technologies qui permettent à une machine d'imiter des fonctions cognitives humaines, telles que… de Google, là où il sert vraiment ;
• une action concrète à faire à chaque leçon, et des quiz pour retenir ;
• un certificat de réussite à la fin de chaque formation.

Le catalogue couvre les outils du quotidien : Drive, Gmail, Agenda, Docs, Sheets, Slides, Forms, Google Groups, Sites, le publipostage, et des parcours « pour aller plus loin » sur Docs et Sheets. Les exemples sont pensés pour tous les publics : un service de mairie, une association, un indépendant, un usage personnel. Vos agents s’y retrouvent.

Le détail de ce que la refonte change pour un apprenant est dans cet article.

Comment fonctionne la licence

Le principe est le même que pour une licence logicielle : votre organisation achète un nombre de places pour une durée donnée, et je m’occupe du reste.

1. On définit ensemble le périmètre : tout le catalogue, ou une sélection de formations adaptée à vos priorités (par exemple Drive et Gmail pour tous, Sheets pour les gestionnaires).
2. Je crée les accès de vos agents à partir de la liste que vous me transmettez. Pas d’inscription individuelle à gérer, pas de paiement en ligne pour chacun.
3. Vos agents se forment à leur rythme, depuis leur poste de travail, pendant toute la durée de la licence.
4. Leurs questions trouvent une réponse dans l’espace d’échange de l’école : je réponds moi-même, et chaque échange profite à tous les apprenants.
5. Vous recevez un point d’avancement sur la progression de vos équipes, au rythme convenu ensemble.

Combien ça coûte

La licence est facturée à votre organisation, sur devis : le tarif dépend du nombre de personnes à former et des formations retenues. Écrivez-moi, je vous réponds avec une proposition chiffrée.

Pour quelques personnes, les formations à l’unité ou le pack Tout Google Workspace s’achètent aussi directement en ligne, avec un accès à vie.

Et si votre organisation prend son abonnement Google Workspace avec moi, les formations en ligne sont offertes à chaque utilisateur, tant que le contrat est actif. C’est l’offre Workspace avec votre domaine.

Le présentiel et l’en ligne, ensemble

La formation en ligne n’exclut pas la salle. C’est même là qu’elle donne le meilleur : une session en présentiel pour lancer la dynamique et répondre aux questions de vive voix, puis la plateforme pour ancrer les gestes dans la durée.

Une apprenante l’a noté dans son évaluation de l’école : « De visionner ce module m’a permis de confirmer mes connaissances suite à la formation de fin février. »

Les deux se combinent selon vos besoins : on en parle au moment de définir le périmètre.

Les questions qu’on me pose

Faut-il que nos agents aient Google Workspace ? Il leur faut un compte Google, professionnel de préférence. Certaines fonctions dépendent de votre abonnement ou de ce que votre administrateur a activé (Gemini, Drives partagés, publipostage) : les exercices concernés sont facultatifs, et chaque formation le dit clairement.

Nos agents viennent de Microsoft. Est-ce adapté ? Oui. La formation « Premiers pas avec Workspace ! » comprend un mémo des équivalences, et les formations Docs, Sheets et Slides montrent comment reprendre vos anciens fichiers.

Est-ce finançable ? Je suis formatrice pour adultes déclarée auprès de la DFPC. Pour le reste, parlons-en : la réponse dépend de votre situation, et je préfère ne rien vous promettre dans le vide.

Et si nos besoins sont plus pointus ? La licence couvre le catalogue existant. Pour un besoin propre à votre organisation (vos procédures, vos modèles, vos outils internes), je construis une formation sur mesure, sur devis.

Parlons-en

Chaque organisation a ses priorités, ses contraintes et son calendrier. Le plus simple est d’en discuter : en une demi-heure, nous voyons ensemble qui former, sur quoi, et dans quel ordre.

Prendre contact pour une licence organisation →

Vous pouvez aussi parcourir le catalogue des formations pour voir ce que vos équipes y trouveront.