Contrôlez le partage externe de vos carnets de notes Gemini Notebook

Le travail collaboratif exige un équilibre constant entre la liberté d’innover et la protection rigoureuse des informations de votre entreprise. Avec l’essor de l’intelligence artificielleL'IA (Intelligence Artificielle) est un ensemble de technologies qui permettent à une machine d'imiter des fonctions cognitives humaines, telles que…, la sécurisation des outils comme GeminiGemini est l'assistant d'intelligence artificielle générative développé par Google, capable de dialoguer, de rédiger, d'analyser des images et de… Notebook, la version professionnelle de NotebookLM intégrée à votre environnement de travail, devient une priorité absolue pour les administrateurs système.

Jusqu’à présent, la gestion de cet outil dans la console d’administration Google Workspace était binaire : il fallait l’activer ou le désactiver complètement pour l’ensemble de l’organisation. Une mise à jour majeure vient changer la donne en introduisant des contrôles de partage externe particulièrement fins.

Quatre niveaux de contrôle pour vos carnets de notes

Les administrateurs disposent désormais de quatre options distinctes pour encadrer la collaboration hors des frontières de l’organisation :

• Désactivé (par défaut) : Vos utilisateurs ne peuvent partager aucun carnet de notes avec des personnes externes à votre domaine. C’est l’option idéale pour démarrer en toute sécurité.
• Domaines approuvés : Le partage externe est autorisé, mais uniquement avec les adresses e-mail appartenant à une liste blanche de domaines de confiance préalablement définie par vos soins.
• Activé : Vos collaborateurs peuvent partager leurs carnets avec n’importe quelle adresse e-mail externe.
• Activé avec partage public : Cette option permet de créer et de diffuser des carnets de notes accessibles publiquement via un simple lien, sans avoir à ajouter individuellement chaque destinataire.

Ces règles peuvent être appliquées de manière très ciblée, que ce soit au niveau global du domaine, pour des unités organisationnelles spécifiques ou encore pour des groupes d’utilisateurs bien précis. Pour aller plus loin dans la surveillance de ces usages, vous pouvez également consulter notre article sur les journaux d’audit complets pour sécuriser l’usage de Gemini Notebook dans Google Workspace.

L’analyse de Mélanie

Cette mise à jour apporte une réponse concrète à un dilemme stratégique majeur : comment encourager l’adoption de l’intelligence artificielle sans créer de failles de sécurité. L’introduction de ces contrôles granulaires permet de rationaliser votre pile d’outils payants et de simplifier vos processus internes. Plutôt que de bloquer l’usage par peur de la fuite de données, vous pouvez désormais ouvrir l’outil de manière progressive et sécurisée.

En pratique, l’impact sur l’organisation de votre entreprise est immédiat. Vous pouvez autoriser l’équipe Recherche et Développement à utiliser des carnets en interne uniquement, tout en permettant à l’équipe Relation Client de partager des ressources spécifiques avec vos partenaires via des domaines approuvés. C’est une excellente façon de donner de l’autonomie à vos collaborateurs tout en maintenant une gouvernance stricte sur votre patrimoine de connaissances.

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