Adieu Excel : créez vos formulaires personnalisés dans Google Sheets avec App Script

L’ère des formulaires Excel est-elle révolue ?

Quand on migre d’un environnement Windows vers Google Workspace, une question revient souvent : comment remplacer ces bons vieux formulaires Excel ? Vous savez, ceux que les gens utilisent pour éviter de saisir directement dans le fichier, pour simplifier la collecte. Dans Google Sheets, ce n’est pas toujours aussi évident au premier abord, car l’outil en lui-même ne propose pas de fonctionnalité intégrée directe. L’écosystème Google regorge pourtant d’options : Google Forms, AppSheet, et bien sûr, Google App Script. Aujourd’hui, on va se concentrer sur cette dernière technique qui va vous permettre de créer des formulaires sur mesure, directement dans Google Sheets.

Que vous soyez enseignant, professionnel ou simple utilisateur, cette compétence est précieuse. Elle vous offre une méthode de collecte de données automatisée et structurée, un véritable levier pour l’automatisation Google Sheets de vos processus. Fini les saisies manuelles fastidieuses, bonjour l’efficacité !

Plongez dans Google Sheets et App Script : le guide pas à pas

Prêt à transformer votre façon de travailler ? Suivez ces étapes pour créer un formulaire HTML avec App Script et l’intégrer à votre Google Sheet.

1. Préparez votre feuille de calcul

• Ouvrez Google Sheets (via sheets.new ou un fichier existant).
• Préparez les colonnes pour vos données (ex: Nom, Prénom, Date). Ajoutez aussi des colonnes pour la gestion interne (ex: statut du dossier).
• Nettoyez votre feuille : supprimez les colonnes et lignes inutiles pour garder une base propre.
• Mettez en forme votre tableau (ex: couleurs en alternance, en-têtes en gras).
• Donnez un titre pertinent à votre fichier.

2. Accédez à Google App Script

Une fois votre fichier Sheets prêt, la magie opère ici :

• Allez dans « Extensions » > « App Script ».
• Donnez un nom à votre projet (idéalement le même que votre fichier Sheets pour vous y retrouver).

3. Le code HTML de votre formulaire

C’est ici que vous allez définir l’interface de votre formulaire. Dans le projet App Script :

• Cliquez sur le « + » à côté de « Fichiers ».
• Sélectionnez « Fichier HTML » et nommez-le « Form » (avec une majuscule).
• Copiez-y le code HTML de votre formulaire. Il doit contenir les champs d’entrée (texte, date) et un bouton de soumission qui appellera une fonction App Script (ex: submitData) pour envoyer les données. Ajustez la taille de la boîte (ex: 300×200) selon le nombre de champs.

4. Le code App Script pour l’enregistrement des données

Maintenant, il faut dire à App Script quoi faire avec les données du formulaire. Retournez dans votre fichier Code.gs :

• Créez une fonction (ex: openForm) qui affichera votre formulaire HTML.
• Créez une autre fonction (ex: insertData) qui récupérera les valeurs du formulaire et les écrira dans votre Google Sheet. C’est le cœur de votre Google App Script formulaires.

5. Gérez les autorisations

La première fois que vous exécutez votre script, Google vous demandera d’examiner les autorisations. C’est normal ! Il a besoin d’accéder à vos feuilles de calcul pour modifier et créer du contenu, et d’afficher du contenu web (votre formulaire). Assurez-vous que les autorisations correspondent bien à ce que votre script est censé faire.

6. Créez un menu d’accès rapide

Pour éviter aux utilisateurs d’aller dans App Script à chaque fois :

• Ajoutez une fonction onOpen() dans votre Code.gs. Cette fonction sera exécutée à l’ouverture du fichier.
• Elle va créer un menu personnalisé dans votre Google Sheet (ex: « Mon Menu ») avec une option (ex: « Mon Formulaire ») qui appellera votre fonction openForm.
• Exécutez cette fonction onOpen() une première fois depuis l’éditeur App Script pour qu’elle prenne effet. Vous devrez peut-être accorder des autorisations supplémentaires liées à la modification des interfaces Google Workspace.

Et voilà ! Vous avez un formulaire interactif et personnalisable directement intégré dans votre Google Sheet. Vous pouvez même protéger des plages pour ne laisser l’accès à la saisie qu’à ce formulaire, tandis que les managers peuvent ajouter des cases à cocher ou listes déroulantes pour le suivi.

Allez plus loin : automatisation et personnalisation

Cette méthode pour remplacer les formulaires Excel avec Google Sheets et App Script n’est qu’un point de départ. Vous avez vu comment le tableau s’étend automatiquement à chaque nouvelle saisie, assurant une collecte continue sans lignes vides. Vous pouvez même ajouter des formules d’en-tête (ARRAYFORMULA ou BYROW) pour des calculs automatiques sur chaque nouvelle ligne (comme le nombre de jours depuis une date), ou de la mise en forme conditionnelle qui s’applique dynamiquement.

Les possibilités sont infinies : des champs plus complexes comme des listes déroulantes dynamiques (alimentées par d’autres feuilles), la mise à jour de données existantes, ou même la création de mini-applications complètes. C’est une excellente alternative Excel Google Workspace pour vos besoins spécifiques.

Cette approche va considérablement simplifier votre collecte de données automatisée Google Sheets. Comment comptez-vous personnaliser et utiliser ce type de formulaire dans votre quotidien ? Partagez vos idées ou questions en commentaire !