Voir son agenda le matin est susceptible de générer du stress… Et commencer la journée avec un niveau de stress élevé n’est pas une bonne idée !
S’il est plein de rendez-vous, de tâches qui se chevauchent et qu’on ne voit pas de temps libre. Ça peut vite devenir une hantise d’ouvrir cette page le matin en arrivant, ou le soir pour préparer son lendemain !
Je vais vous expliquer ici quelques astuces qui permettent de baisser le niveau de stress et augmenter votre productivité grâce à votre agenda !
Ne voir que votre agenda !
Déjà dans votre liste d’agenda, ne cochez que votre agenda pro et perso.
Les agendas des collègues n’ont pas à être cochés dans votre vue initiale. Cela vous fera moins peur 🙂 !
Si en ouvrant votre planning, vous avez la semaine de toute l’équipe, ça a de quoi faire flipper !
Couleurs
Ensuite un paramètre simple mais efficace c’est de paramétrer l’agenda pour mettre en clair les rendez-vous passés.
Dans la partie “paramètres”
Cocher la case pour “réduire la luminosité des éléments passés”.
Cela permet d’avoir une vue qui s’éclaircit au fur et à mesure de la semaine. C’est très gratifiant et permet, le jeudi matin, de voir qu’on a déjà affronté tout un tas de tâches et rendez-vous : ça réduit donc d’autant la charge perçue.
Côté couleurs, on peut aussi mettre un code couleur selon l’importance des rendez-vous si c’est pertinent pour votre activité. Cela permet, en un coup d’œil de voir ce qu’on peut faire sauter, les éléments critiques et la charge d’énergie nécessaire.
Pour changer la couleur d’un rendez-vous, un clic droit dessus suffit !
Temps de trajet à ajouter à l'agenda
Ensuite, si vous avez des déplacements, ajoutez systématiquement les temps de trajet à l’aide de la fonctionnalité dédiée:
Cela vous permettra de ne pas vous poser de questions à chaque rendez-vous : à quelle heure partir ? ai-je le temps après le rdv précédent ?
“Tiens j’ai une heure de libre ici.. ah non ! C’est mon temps de trajet…”
Bref, moins vous aurez à réfléchir en regardant votre planning, mieux ça vaudra : ça vous évitera les erreurs, les oublis, et les calculs à la volée (parfois foireux…).
Heures différentes pour l'agenda ?
Autre astuce pratique quand on travaille avec des personnes dans divers fuseaux horaires, on peut ajouter 2 colonnes de fuseau horaire ou les horloges régionales. Ça permet de ne plus avoir à faire à la volée les calculs de décalage horaire.
Cela se passe dans la partie paramètre.
Ces paramètres me permettent d’avoir les fuseaux horaires de Nouméa et Paris, et les horloges de Nouméa Paris, New-York et Toronto !
Définissez vos plages de travail
Dans les versions payantes de Workspace, on a la possibilité de définir ses plages horaires de travail. Ne boudez pas ce plaisir !
Se fixer une heure de fin officielle est un bon moyen de ne pas trop déborder le soir.
Vos interlocuteurs seront avertis qu’après cette heure c’est en dehors de votre plage horaire habituelle et si le point n’est pas capital, ils planifieront d’eux même à un autre moment. Cela vous évitera d’avoir à proposer d’autres horaires systématiquement.
Voilà comment, avec quelques astuces, on peut rendre un planning chargé un peu moins stressant.
Réduire la charge mentale à l’aide des outils numériques est possible et c’est même à mes yeux un des atouts de ces outils. Bien les utiliser est donc primordial !
Et vous, comment gérez-vous le stress ou la charge mentale des plannings ?
Pour aller plus loin et gérer au mieux aussi votre mail pour enlever du stress, vous pouvez lire le billet permettant d’activer les filtres sur les emails : https://lemondenumeriquedemelanie.com/5-etapes-pour-activer-les-modeles-de-mails-avec-gmail/
Vous voulez plus d’astuces ?
Découvrez 12 Astuces originales pour vous aidez à réduire votre charge mentale et gagner du temps au quotidien lors de la gestion de vos nombreux emails…
