Confier un gros chantier à l'IA sans lui laisser les commandes : ma méthode, testée sur 13 formations

Reprendre des centaines de documents existants, c’est le genre de chantier qu’on repousse. Fin septembre, je m’y suis attaquée sur treize formations de mon catalogue, plus celle réservée aux clients de tpe.nc : plus de trois cents leçons, avec leurs textes, leurs captures, leurs exercices, leurs quiz et leurs ressources. Seule, à la main, il m’aurait fallu des semaines, voire des mois. Avec une intelligence artificielleL'IA (Intelligence Artificielle) est un ensemble de technologies qui permettent à une machine d'imiter des fonctions cognitives humaines, telles que… en assistante, le chantier a tenu en quelques jours. Voici la méthode, réutilisable pour vos propres documents, et surtout la frontière entre ce que la machine peut faire et ce qui doit rester entre vos mains.

Ce que les formations vous apportent en tant qu’apprenant est dans l’article de la semaine dernière. Ici, la méthode.

Le point de départ : des formations nées dans l’urgence

Mon catalogue est né en juin 2024, en quelques semaines, pour remplacer des formations en salle devenues impossibles. Il a rendu service pendant deux ans. Mais les outils Google ont changé, GeminiGemini est l'assistant d'intelligence artificielle générative développé par Google, capable de dialoguer, de rédiger, d'analyser des images et de… est arrivé partout, et mes textes avaient vieilli : certains tutoyaient, d’autres étaient vides, et plusieurs formations n’avaient presque pas de quiz pour valider les mémorisations de l’essentiel.

Le vrai problème n’était pas d’écrire, c’était le volume. Relire, vérifier l’interface, réécrire, refaire le quiz, mettre à jour la plateforme : multiplié par trois cents, c’était absurde.

Avant de commencer : écrire les règles

La première étape n’a rien de technique. Avant de confier quoi que ce soit à l’IA, j’ai écrit les règles du jeu :

• la voix : vouvoiement dans les formations, phrases courtes, pas de jargon non expliqué ;
• le public : tout le monde, pas seulement les entreprises, avec des exemples variés ;
• la structure de chaque leçon : un résumé, des étapes numérotées, une action « À vous de jouer » ;
• la façon d’écrire un quiz, une ressource, un message de félicitations.

C’est la partie la plus importante, et c’est la mienne. Une IA sans consignes écrit « à la manière d’une IA ». Avec des règles précises, elle écrit à peu près comme vous le feriez, et vous corrigez le reste.

Étape 1 : écouter ce que disent vraiment les vidéos

Pour réécrire le texte sous une vidéo, il faut savoir ce qu’elle dit. Revoir des dizaines d’heures de vidéo n’était pas envisageable. Retrouver tous mes brouillons et préparations n’étaient pas une garantie de conformité… Je plaide coupable… Je ne sais pas très bien me tenir à un script quand je tourne !

Chaque vidéo publiée a donc été transcrite automatiquement, sur mon ordinateur, par un logicielOutil. Application numérique qui permet de répondre à un besoin. de reconnaissance de la parole. Rien n’est parti chez un service en ligne pour cette étape. J’ai choisi de transcrire les vidéos telles que les apprenants les entendent, après montage, plutôt que mes enregistrements bruts : c’est ce texte-là qui doit correspondre à la leçon.

Étape 2 : repérer ce qui a changé

À partir de chaque transcription et du texte existant, l’IA a dressé un diagnostic par formation : les textes vides, les fautes, les doublons, les quiz trop faibles, et surtout ce que la vidéo dit et qui n’est peut-être plus vrai dans l’outil d’aujourd’hui.

Le mot important est « peut-être ». L’IA signale un doute ; elle ne tranche pas. Un menu qui a changé de nom, un bouton déplacé, une fonction devenue payante : chaque doute a été vérifié dans l’application elle-même. Quand l’interface avait bougé, le texte suit l’écran actuel, avec un encadré « L’interface a changé depuis la vidéo ».

Étape 3 : réécrire, avec des points d’arrêt

L’IA a ensuite proposé les nouveaux textes, quiz, ressources et exercices, leçon par leçon, en suivant les règles écrites au départ. Chaque fois qu’elle n’était pas sûre, elle laissait une note identifiable par l’œil humain et un automate pour bloquer l’envoi tant que je n’y ai pas répondu.

Deux garde-fous m’ont beaucoup servi. Les liens proposés en ressource ne pouvaient venir que d’une liste vérifiée à l’avance : pas de lien inventé. Et ce que la vidéo dit de faux ou d’incertain n’est pas recopié : c’est noté à part, pour un futur tournage.

Étape 4 : des captures sur un compte de démonstration

Les nouvelles captures d’écran sont prises sur un compte de démonstration, celui d’une menuiserie fictive. Jamais sur un compte réel : aucune donnée de client ni d’apprenant n’apparaît dans les formations.

Étape 5 : l’envoi, sans copier-coller

Ma plateforme de formation ne permet pas d’importer du contenu en masse. Recopier trois cents textes à la main, c’était des jours de copier-coller et autant d’occasions d’erreur. Cette plateforme n’a des APIUne API (Application Programming Interface, ou interface de programmation) est un intermédiaire qui permet à deux logiciels de communiquer et d'échanger… que pour la consultation de certains éléments. Il a donc fallu innover !

Un petit outil a donc rempli les formulaires de la plateforme à ma place, comme je l’aurais fait, une page à la fois, avec des pauses entre chaque pour ne pas surcharger les serveurs non prévus pour cela. Avant chaque modification, il sauvegarde la page d’origine. Tout comportement nouveau est d’abord essayé sur une formation d’essai, puis supprimé.

Et surtout : rien n’est parti sans mon feu vert. Avant chaque envoi, je voyais la liste exacte de ce qui allait changer. Un accord valait pour cet envoi-là, pas pour le suivant.

Étape 6 : tout relire, leçon par leçon

La dernière étape est celle qu’on a envie de sauter. Je ne l’ai pas sautée.

Une fois tout envoyé, l’école entière a été relue telle que la plateforme la sert, par un contrôle automatique : titre, texte, exercices, quiz, ressources, publication, leçon par leçon, pour chacune des formations refaites. Ce contrôle a tourné plus de deux heures. Je n’avais plus qu’à examiner les écarts, et il y en avait.

Un exemple : dans l’espace d’administration, mes textes s’affichaient parfaitement. Côté apprenant, tous les paragraphes étaient collés les uns aux autres. La cause était un minuscule marqueur invisible que l’éditeur ajoute normalement en fin de texte. Sans vérification « du côté de l’utilisateur », je ne l’aurais jamais su. Autre exemple : une étape « Présentez-vous ! » avaitété imaginée au tout début des sortie des formations. Son objectif était de creer du lien entre les apprenants. Elle invitait chaque apprenant à publier un message dans la communauté, et chaque message notifiait tous les abonnés de l’école. Elle a été retirée partout : je ne suis pas là pour spammer tout le monde !

Ce que l’IA n’a pas fait

• Elle n’a rien décidé. Passer au vouvoiement, écrire pour tout public, couper Docs et Sheets en deux formations, garder les vidéos plutôt que tout retourner, etc. : ce sont mes décisions.
• Elle n’a pas fixé les prix, ni choisi ce qui entre dans les packs.
• Elle n’a pas inventé la voix. Elle a appliqué celle que j’ai décrite par écrit, et j’ai corrigé quand elle s’en écartait.
• Elle n’a pas parlé à ma place. Les vidéos restent les miennes, avec ma voix, mes exemples et mes hésitations. La plupart n’ont d’ailleurs pas été retournées : ce sont les textes, les captures, les quiz et les exercices autour d’elles qui ont été refaits.
• Elle n’a rien publié seule. Chaque envoi est passé par un aperçu et un accord explicite, même chaque miniature ou décision de couleur

Ce que l’IA a fait, en revanche, elle l’a fait vite et bien : lire des centaines de transcriptions sans se lasser, proposer des textes cohérents d’une formation à l’autre, repérer des incohérences que je n’aurais pas vues à la trentième leçon, et préparer des envois sans faute de frappe.

Ce que j’en retiens, et qui vaut pour vous

Cette méthode n’a rien de propre aux formations. Elle s’applique à tout chantier où l’on doit reprendre beaucoup de documents existants : des procédures internes, une base d’aide, des fiches produits, des modèles de courriers.

Trois règles, que je vous recommande :

1. Écrivez vos règles avant de demander quoi que ce soit. La qualité du résultat dépend d’abord de la clarté de vos consignes.
2. Gardez la main sur chaque envoi. Un aperçu avant, un accord explicite, une sauvegarde de ce qui existait.
3. Vérifiez du côté de celui qui reçoit. Ce qui est juste dans votre outil peut être faux chez votre lecteur.

L’IA ne remplace pas le jugement. Elle libère du temps pour l’exercer.

Vous voulez voir le résultat ? Le catalogue des formations est ici →

Et si vous avez, dans votre organisation, un chantier documentaire du même genre, écrivez-moi : on regardera ensemble ce qui peut être confié à l’IA, et ce qui doit rester entre vos mains.